Una convención es una forma de mostrar la imagen de una empresa y de motivar sus empleados. Es por ello que, cuando organicemos una, debemos estar atentos a cada detalle y, sobre todo, saber cómo hacerlo, o dejar el montaje en manos de profesionales. En este artículo ofrecemos una serie de pautas que deberíamos tener siempre presentes si queremos que el evento cumpla con sus objetivos.
Para empezar, y antes de pensar en nada más, hemos de definir con toda claridad a qué audiencia nos vamos a dirigir, factor que determinará el mensaje y el desarrollo del evento. Para entendernos, no es lo mismo dirigirnos a nuestros propios empleados que a inversores en potencia.
Un tema interesante y comunicado de forma atractiva
Definido el público objetivo, encontremos un buen tema para la convención: ha de ser una idea protagonista que transa todos los actos, tan atractiva como pueda serlo para los invitados a nuestro acontecimiento.
Debemos, también, elegir a un interlocutor cualificado y reconocido, de modo que no sólo aporte conocimientos clave sino que se reconozca, incluso de antemano su autoridad en la materia. De nuevo, su elección está supeditada al público que deseemos convocar.
El dónde y el cuándo
Otro aspecto básico es la localización de los actos: es básico que el sitio, la sala sea acorde al número de asistentes, con la tecnología precisa y con los asistentes-azafatas, traductores…- precisos. El sitio ha de disponer de buenas comunicaciones y ser perfectamente accesible. Si se trata de un evento para nuestros empleados, las instalaciones de la empresa pueden ahorrarnos un buen dinero y muchas molestias.
¡La fecha!: elijamos el día y la hora con sentido común, evitando periodos de vacaciones escolares o la coincidencia con otros eventos multitudinarios (un evento que coincida con un Madrid-Barça está abocado al fracaso). Por otra parte, si el acontecimiento va a ser al aire libre, vigilemos la climatología y las previsiones… Y tengamos un “plan B”.
En manos de profesionales… y del sentido común
Por último, es interesante contar con una agencia profesional. Este tipo de empresas son los que poseen mayor experiencia y saben cómo hacer frente a los imprevistos, así como dónde encontrar a los mejores proveedores o las que tienen ofertas más interesantes.
Siguiendo estas seis directrices, las posibilidades de éxito de cualquier convención crecen notablemente. Aunque existe una pauta que no debemos dejar jamás de lado: en una convención, al igual que en cualquier otra forma de comunicarnos, antes de hablar debemos asegurarnos de que tenemos algo que decir.
¡Vaya! Al final, en lugar de seis, eran siete las pautas que debíamos seguir…